CHANCEN UND HERAUSFORDERUNGEN EINER KRISE
WARUM WIR BEI JOBLOCAL SAGEN: LÄUFT!

So gelingt das Home Office garantiert!, 10 Tipps für positives Denken in Krisensituationen oder Die besten Tools für Remote Working! – all das bekommen wir täglich mit steigender Kadenz von namhaften Newsportalen, über Werbe-E-Mails zu New Work und über jeden denkbaren Social Media-Kanal mit prophetischer Attitüde um die Ohren gehauen.
Ja, das könnten wir auch. Vielleicht sogar ganz gut. Als HR-Tech-Company haben wir die besten Voraussetzungen, um jetzt nicht aktionistisch nach Prozessen zu Kommunikation, Projektmanagement oder den richtigen Arbeits-Tools suchen zu müssen. Unser Fazit nach 2,5 Wochen Home-Office: läuft.

Aus diesem Grund möchten wir einfach mal teilen, wie wir arbeiten und warum uns das in der aktuellen Situation sehr hilft, der Krise zu trotzen – und dabei positiv zu bleiben.

Agile Prozesse

Hip oder nicht, wir haben uns bereits vor Jahren dazu entschieden, unsere Organisation und MitarbeiterInnen an ein agiles Mindset heranzuführen.
Agil hat 1017 Gesichter und ebenso viele unterschiedliche Ausprägungen, daher soll das hier kein Exkurs in die Organisationsentwicklung sein. Im Zentrum unseres Denkens und Handelns steht jedoch, schnell, kundenorientiert auf Kundenbedürfnisse und den Markt reagieren zu können – und das jede Woche aufs Neue.
Wie das gelingt? Mit kurzen schnellen Iterationen und keinen Projektplänen, die dicker als Telefonbücher sind und 1,5 Jahren brauchen, bis sie umgesetzt werden (um dann bereits veraltet zu sein). Entscheidungen werden bei uns transparent und so demokratisch wie möglich getroffen, die Mitsprache und Ideen aller Mitarbeiter ist unser höchstes Gut und unsere Teams sollen freiwillig, eigenverantwortlich und selbstorganisiert agieren. Eine offene, ehrliche und wertschätzende Unternehmenskultur im Team sorgt dafür, dass auch in hitzigen Zeiten der “Groove” gut ist.
Viele unserer Kunden sind von der Corona-Pandemie betroffen, Budgets werden heruntergefahren. Daher versuchen wir neue Services und Leistungen schnell zu entwickeln und dann direkt von unseren Kunden dazu Feedback zu bekommen – um sie im nächsten Schritt wieder ein Stück besser zu machen.

Das richtige Mindset

Das beste Projektmanagement und die durchdachtesten Prozesse sind nur dann etwas Wert, wenn unsere Teams nicht nur verstehen, WAS, WARUM und WANN etwas getan wird, sondern wenn es einen Konsens unter allen gibt, dass es das Richtige zu tun ist. Um das zu erreichen, braucht es vor allem Transparenz, Mitsprache und eine Unternehmenskultur, in der jede Stimme gehört wird, Zweifel geäußert werden dürfen, Wertschätzung und Lob achtsam und auf Augenhöhe kommuniziert werden. Und den Mut, seinen MitarbeiterInnen Freiheit und Eigenverantwortung zu geben, um das bestmögliche für die Organisation zu geben.
Wenn dann nicht nur das Gemeinsame im Zentrum steht, sondern Irrtümer und Scheitern genauso zum Daily Business gehören wie das Feiern der Erfolge, dann stehen die Chancen gut, dass die Motivation hoch bleibt. Gerade jetzt ist die Kommunikation innerhalb und zwischen den Teams essentiell. Daher pflegen wir auch “remote” einen Coffee-Hangout, in dem wir uns einfach zum Ratschen treffen oder nutzen die Abendstunden, um auch mal nicht (nur) über die Arbeit zu sprechen.
Wir verstehen uns als Großfamilie in der wir täglich von einander lernen und mit- und aneinander wachsen können. Und wie in jeder Familie gehören Konflikte dazu (und bleiben auch in der aktuellen Zeit natürlich nicht aus). Daher bleiben wir auch im Home-Office unseren Retros treu, in denen jedes Team offen und ehrlich darüber spricht, wie wir zusammenarbeiten. Wir lernen gerade, bedürfnisorientiert miteinander zu kommunizieren (Stichwort: Gewaltfreie Kommunikation), um einander noch wertschätzender und ehrlicher Feedback geben zu können – gerade in Krisenzeiten ist das wichtiger denn je.

Die richtigen Tools

Als “Techie-Bude” könnte dieser Abschnitt die Wirtschaftsseiten des Handelsblatts füllen. Daher möchten wir nur die Tools vorstellen, die von allen in der Organisation verwendet werden. Was unsere Developer noch alles im Dock ihrer Macs haben, wäre nicht repräsentativ.
Unser zentrales Kommunikationstool ist Slack. Mit diesem Tool können offene und geschlossene Channels ins Leben gerufen werden, in Threads kommentiert und diskutiert oder an Einzelne oder Gruppen Nachrichten und Dokumente verschickt werden. Das Tolle daran: Informationen bleiben immer in einem “Themengefäß” und sind für alle oder einzelne Teams immer abrufbar – auch am Mobiltelefon. E-Mails verschicken wir bei “offiziellen” Anlässen oder nutzen sie als Kommunikation mit externen Dienstleistern.
Alles weitere regelt dann die Wolke für uns, denn wir nutzen folgende Cloud-Dienste: G-Suite von Google, Confluence und Jira. Mit der G-Suite verschicken wir E-Mails, nutzen unsere Kalender, dort entstehen auch unsere Dateien (Docs, Tabellen, Präsentationen etc.) die dann im Drive sicher abgelegt sind (glauben wir zumindest). Über Google Hangouts bzw. Meet führen wir Videokonferenzen – und zwar von überall, wo wir uns mit unserer E-Mail anmelden können. Es ist wichtig, das Team und die KollegInnen gerade jetzt auch zu sehen.
Confluence und Jira von Atlassian komplettieren unsere Online-Tools. Confluence nutzen wir für Kollaboration und konzeptionelles Arbeiten. Es gibt eigentlich nichts, was Confluence nicht kann: Aufgaben vergeben, Timelines aufsetzen, Bilder, Tabellen einsetzen, Diagramme erstellen, Filtern undundund. Das Beste daran: Confluence ist mit unserem Ticketsystem Jira verknüpft. Noch arbeiten nicht alle Teams nach Scrum oder Kanban, aber wir sind auf einem guten Weg. In den Tickets werden Arbeitsaufträge definiert, nach Zeiten geschätzt, einem Bearbeiter zugewiesen und werden laufend je nach Bearbeitungsstatus aktualisiert.
All diese Tools haben einen riesigen Vorteil: sie schaffen maximale Transparenz zu Projekten und Aufgaben. Und das funktioniert reibungslos auch im Home-Office. Aktuell sind gerade KollegInnen mit Familie nicht immer zu “Kernzeiten” am Schreibtisch, aber niemand ist von einer Systemlandschaft abhängig, die nur im Büro funktioniert.

Natürlich läuft auch bei uns nicht alles reibungslos. Aber das liegt zumindest nicht hauptsächlich an der Krise :-)
Kein Unternehmen ist wie das Andere, was dem einen hilft, ist beim anderen sinnlos. Vielleicht konnten wir dennoch ein paar Anregungen geben, wie die Arbeitsleistung auch in Krisenzeiten gewährleistet werden kann. Wenn Sie Fragen haben, beraten wir Sie gerne und teilen unser Wissen.


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Wir wünschen Happy Recruiting!