Antwort erwünscht! – Warum auch Absagen eine wichtige Recruiting-Strategie sind. | joblocal GmbH
 
 

ANTWORT ERWÜNSCHT!


WARUM AUCH ABSAGEN EINE WICHTIGE RECRUITING-STRATEGIE SIND.

Wenn Sie das lesen sind Sie mit großer Wahrscheinlichkeit auf der anderen Seite. Nämlich dort, wo über eingegangene Bewerbungen diskutiert und entschieden wird – als Recruiting-ExpertIn, Talent Acquisition ManagerIn oder HR-ManagerIn. Doch mit großer Wahrscheinlichkeit hat auch Ihre berufliche Laufbahn mit einem Lebenslauf und Motivationsschreiben angefangen: mit einer klassischen Bewerbung.
Vielleicht kennen Sie dann noch folgende Situation: Sie waren unzufrieden im aktuellen Job, haben eine neue Herausforderung gesucht, haben sich ausgemalt, wie toll die neue Stelle zu Ihnen passen würde, wie motiviert Sie wieder in die Arbeit gegangen wären, und Sie haben sich viel Mühe mit der Bewerbung gegeben – und dann nicht einmal eine Antwort erhalten?
„Das Schlimmste was Du bekommen kannst ist ein "Nein"." – Diesen Satz hat wahrscheinlich jeder schon einmal zu hören bekommen. Aber stimmt das wirklich? Noch schlimmer ist es doch, gar keine Antwort auf eine verschickte Bewerbung zu erhalten.
Viele BewerberInnen stellen sich tage- bzw. wochenlang folgende Fragen: Reichen meine Qualifikationen nicht aus? War mein Foto unprofessionell? Hatte ich Rechtschreibfehler in meinem Anschreiben? Oder falls schon ein Gespräch stattgefunden hat: War meine Antwort auf Frage X zu schnell, zu direkt oder falsch? War mein Händedruck zur Begrüßung nicht entschlossen genug? Habe ich das falsche Outfit getragen?

Die Erwartungen

Niemand ist perfekt und doch möchte man, wenn man sich auf eine freie Position bewirbt, so erscheinen. Auch wenn am Ende vielleicht nicht der Arbeitsvertrag im Briefkasten liegt, hat man alles gegeben und erhofft sich ein wenig Wertschätzung für das Bemühen. Erhält man jedoch gar keine Antwort nach dem Versenden einer Bewerbung, verändert das meist gravierend das Bild vom potenziell zukünftigen Arbeitgeber.

Die Herausforderungen für Sie

Als HR-Mitarbeiter wissen Sie vielleicht, wie schwierig es ist, allen BewerberInnen zu antworten. Vielleicht haben Sie sich sogar bewusst dagegen entschieden, eine Antwort zu schicken.
Es bedeutet viel Stress, Verantwortung und einen hohen Zeitaufwand in einem Unternehmen für den Recruiting-Prozess zuständig zu sein. Der Tag ist voll mit Terminen, Abstimmungen und einer prall gefüllten To-do-Liste. Trotz alledem sollten Sie sich die Zeit nehmen, auf jede eingegangene Bewerbung zu reagieren. Dieser Vorgang zeigt den BewerberInnen persönliche Wertschätzung und Professionalität in Bezug auf Ihren Recruiting-Prozess. Vielleicht ist der/die BewerberIn im Moment nicht der richtige KandidatIn für die zu besetzende Vakanz, doch ist so begeistert von Ihrem Unternehmen, dass eine erneute Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt dennoch in Frage kommen würde. Talente sind rar und meist ist es daher strategisch ratsam, mit spannenden KandidatInnen in Kontakt zu bleiben.

Die Zeit bis zur Antwort

Es wird natürlich nicht verlangt, dass Sie binnen weniger Stunden antworten – grundsätzlich sollten KandidatInnen innerhalb von 14 Tagen mit einer Rückmeldung von Ihnen rechnen können. Das ist ein legitimer Zeitrahmen, wenn man Urlaubszeiten, Krankheit und diverse Faktoren mit einbezieht. Damit ist nicht die Eingangsbestätigung an BewerberInnen gemeint, welche kurz nach Bewerbungseingang versendet werden soll. Schon vorher etwas zu hören ist immer schön, aber wenn man etwas verspricht und es dann nicht einhält hat es einen ähnlich negativen Abstrahleffekt wie keine Antwort zu geben.
Wichtig ist hierbei, dass eine Bewerbung zeitnah gesichtet wird und das Unternehmen sich nicht scheut, bei einem perfekten Bewerber auch schon innerhalb der ersten Woche nach Eingang der Bewerbung anzurufen oder eine E-Mail zu senden. Qualifiziertes Fachpersonal wird in der heutigen Zeit stark umworben und gute Mitarbeitende werden an jeder Ecke gesucht. Die Konkurrenz schläft nicht und der Bewerbermarkt ist praktisch leergefischt. Reagieren Sie also prompt, wenn Sie ein positives Gefühl haben.

Die positiven Seiten einer Absage

Sagt Ihnen eine Person nicht zu, reagieren Sie auf die Bewerbung und erteilen Sie freundlich eine Absage. Hierzu können Sie sich auch eine Vorlage erstellen, um in Phasen, in denen viele Bewerbungen eintrudeln, Zeit zu sparen. Das hilft den BewerberInnen einen Haken hinter die Bewerbung in Ihrem Unternehmen machen zu können und sich auf andere Bewerbungen zu fokussieren. Auch Ihnen kann dieser Vorgang ein positives Gefühl geben, wenn Sie wieder eine Bewerbung gedanklich als “erledigt” markieren können.

Die möglichen Auswirkungen von Nicht-Antworten

Unterschätzen Sie nicht den Multiplikatoren-Effekt: Freunde und Familie sprechen über Bewerbungsprozesse und tauschen sich über Unternehmen aus. Eine nicht beantwortete Bewerbung sorgt für Unmut und lässt Ihr Unternehmen in schlechtem Licht erscheinen. Vielleicht wäre im Bekanntenkreis eine Person, die auf eine Ihrer Stellen passen würde, sich aber von der Negativerfahrung des/der Bekannten beeinflussen lässt und sich gar nicht erst bewirbt. Mundpropaganda hat in diesem Zusammenhang viel Macht und das Ausbleiben einer Absage hinterlässt einen negativen Beigeschmack. Vermeiden Sie solche Situationen indem Sie auf alle Bewerbungseingänge reagieren.

Die Checkliste für eine „gelungene” Absage

Um Ihnen das Formulieren einer Absage leichter zu machen, haben wir eine kleine Checkliste zusammengestellt. Darin finden sich alle wichtigen Faktoren, die eine Absage enthalten sollte, um den BewerberInnen angebrachte Wertschätzung entgegen zu bringen. Generell gilt, dass es für eine Absage keine Standardformulierung gibt und Sie als HR-Verantwortliche(r) hier gefordert sind.

✓ Ansprache

Auch bei einer Absage sollen die BewerberInnen korrekt und nach jeweiliger Unternehmensphilosophie angesprochen werden. Duzen Sie sich im Unternehmen und auch im Recruiting Prozess, dann dürfen Sie das auch an dieser Stelle tun.

✓ Danke

Ein herzliches Dankeschön, das Sie BewerberInnen aussprechen, zeigt, dass Sie die Mühe anerkennen und dass Sie dafür auch gerne ein „Danke” aussprechen.

✓ Individualität

Zeigen Sie sich in der Absage individuell und nicht anonym. Senden Sie eine Absage von Ihrem persönlichen E-Mail Account und zeigen Sie auch gerne ein Foto von sich. Sprechen Sie dabei KandidatInnen persönlich an und beziehen Sie sich bspw. auf seine starke Ausstrahlung.

✓ Wertschätzung

Es ist von großer Wichtigkeit, auch KandidatInnen, die es nicht ins Unternehmen geschafft haben, Wertschätzung für ihr Handeln entgegenzubringen. Für einen Bewerber / eine Bewerberin fühlt es sich besser an, wenn die Bemühungen und auch der Aufwand, der in den Bewerbungsprozess investiert wurde, auch geschätzt werden.

✓ Transparenz

Seien Sie in Ihrer Kommunikation für die KandidatInnen stets transparent. Haben besondere Umstände oder Gegebenheiten im Unternehmen dazu geführt, dass Sie diese Absage tätigen müssen? Lassen Sie Ihre BewerberInnen daran teilhaben.

✓ Augenhöhe

Vermitteln Sie den KandidatInnen das Gefühl, dass sie beide in diesem Recruiting-Prozess stets gleichberechtigte Partner waren. Das hilft, eine Absage besser aufzunehmen und nach vorne zu sehen.

✓ Zukunftswünsche

Geben Sie den BewerberInnen am Ende der Absage noch ein paar Wünsche mit auf den weiteren Berufsweg. Wer weiß, ob sich Ihre Wege nicht zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal kreuzen.



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